Welke apps gebruik je best voor je administratie zoals facturatie, klanten en betalingsopvolging, projectopvolging of tijdsregistratie? Naar aanleiding van ons open avond seminarie over de digitale transformatie op 7 februari in Gent schrijven we een eBook voor jullie en dus vroegen we aan onze zelfstandige kennissen welke toepassingen zij gebruiken en… ze hebben er massaal op gereageerd. We geven hier een overzicht en op het einde van deze post lees je alles over ons seminarie en hoe je aan de eBook kan geraken.

In een vorige post spraken we over de uitdagingen van uw digitale transformatie in zijn geheel. Vandaag zoomen we in op het automatiseren van de workflow en welke applicaties je daar als zelfstandige voor kan gebruiken. Eén ding is duidelijk: deze tools bieden de mogelijkheid om slim samen te werken, goed te communiceren, het overzicht te bewaren, tijd te winnen en daardoor een betere service te verlenen, klanten te winnen en dus te groeien. Het aanbod is bovendien rijkelijk omdat er een nieuwe generatie toepassingen op de markt is gekomen van veelal Vlaamse startups en scale-ups die heel gebruiksvriendelijke applicaties aanbieden. We geven enkele voorbeelden, gaan in op een goede strategie en de juiste bouwdoos.

De ideale set van digitale tools

Je hoeft niet tegelijk met alles te starten. Sterker nog, je pakt de digitalisering met één stap tegelijk aan. Maar een slimme keuze van bijvoorbeeld een facturatieprogramma, kan al heel veel helpen: je zal je facturen heel snel kunnen opstellen, je artikels erin steken en dus geen fouten meer maken, steeds een eenvoudig overzicht hebben per klant en je documenten digitaal kunnen bezorgen aan je boekhouder. Omdat je facturen en data in de cloud zitten kan je steeds en overal aan je info.

Voordelen van facturatie software

 

  1. Facturen makkelijk maken en versturen
  2. Artikels beheren en minder fouten maken
  3. Contact gegevens en overzicht per klant
  4. Betalingen goed opvolgen
  5. Documenten digitaal doorsturen
  6. Overal raadpleegbaar in de cloud

 

Door het ruime aanbod, zijn er ook oplossingen voor elk budget gaande van gratis software tot meer geavanceerde cloud oplossingen die dit combineren met andere waardevolle informatiestromen zoals je klantenopvolging, project management, communicatie en boekhouding. We geven zonder enige voorkeur enkele voorbeelden van populaire facturatie applicaties:

Enkele van de populaire aanbieders
Waveapps Yuki Exact Online Comanage Teamleader
facturatie facturatie en boekhouding facturatie en boekhouding CRM, facturatie, project opvolging CRM, facturatie, project opvolging
gratis

€ 15/maand

+ € 0,69/transactie

vanaf € 31/maand vanaf € 10/maand

vanaf € 25/maand

(2 gebruikers)

 

Door het ruime aanbod van zowel internationale als lokale spelers zijn we verwend, en dus kan je gebruik maken van die luxe om een goede ‘future proof’ keuze te maken.

Dit zijn goede selectiecriteria waar je best mee rekening houdt bij je keuze:

Tips voor een goede keuze

●      Kies voor gebruiksvriendelijke software waarvoor je bijna geen opleiding nodig hebt en die je ook makkelijk vanop je smartphone kan gebruiken

●      Een applicatie met veel gebruikers ontwikkelt snel en speelt in op nieuwe mogelijkheden

●      Een oplossing in de cloud laat je van overal werken en raadplegen, ook op je smartphone

●      Moderne applicaties zijn open, zodat ze vlot linken en samenwerken met andere apps

●      Deze geeft bijgevolg de facturen vlot en gestructureerd naar je boekhouder door

●      Er is keuze te over, dus ook voor jouw budget. Kies een app die niet duur is.

 

Deze tips zijn handig voor elke applicatie die je gebruikt. Zeker het open luik is belangrijk, want naast facturatie willen we ook heel wat andere zaken opvolgen. Sommige applicatiebouwers zoals Teamleader bouwen een tool die heel wat opvolging combineert. Maar ook Teamleader kan niet alles aanbieden en hecht daarom veel belang aan een vlotte integratie met andere apps zodat je gemakkelijk documenten en data kan uitwisselen. Hun marketplace van applicaties lijkt ons een slimme strategische keuze, omdat je zo als ondernemer in feite een Lego blokkendoos hebt waarmee je allerlei tools kan combineren tot een totaal oplossing. En het is ook een leuke plaatse om eens te zien welke apps er bestaan en hoe die jouw activiteiten verder kunnen automatiseren, dus ga eens een kijkje nemen want je zal sowieso veel bijleren.

De bouwdoos van de zelfstandige

Als zelfstandige of freelancer moet je vooral je kosten, facturen en je ‘billable’ tijd goed opvolgen. Een eerste stap is digitaal factureren gevolgd door klanten- en tijd opvolging met project management. Als je bovendien goed samenwerkt met je boekhouder door je stukken digitaal in te dienen en met je klanten of partners door handig te communiceren met project tools ben je een digitale pro. Tot slot kan je ook gebruik maken van betalingsapps om de betaling van je facturen goed op te volgen.

Maar denk erom, ga in stappen en begin bijvoorbeeld met een eenvoudige facturatie app die je stelselmatig kan uitbreiden of verbinden met andere apps. In de tekening hieronder zie je een greep uit de tools die er bestaan voor freelancer. Het is zeker geen volledig overzicht maar een dat we opstelden door te luisteren naar meer dan 50 Belgische zelfstandige ondernemers die digitaal goed georganiseerd zijn.

Naast het automatiseren van je workflow zijn er nog handige tools om dagelijks documenten, bestanden te  met anderen etc… Het zijn er te veel om op te noemen maar het vermelden waard zijn de Google en Microsoft apps. Die laatste omdat ze historisch uitgegroeid zijn tot de standaard en ze nu ook gecombineerd worden met de cloud én vlot beschikbaar zijn op alle toestellen van dekstop over tablet tot smartphone. Google is een heel interessante challenger geworden die wij dagelijks gebruiken. De apps van Google zijn bovendien gratis! (er bestaat ook een pro versie maar met de gratis versie kan je al heel veel)

Gdrive om documenten opstellen, delen, samen in werken en bewaren in de cloud

Google Photo om foto’s en videos te bewaren, te organiseren, op te zoeken en automatisch te laten back-uppen

Google Calender waar je bijvoorbeeld publieke of privé kalenders kan inladen of integreren met tal van apps

Gmail heeft snel een groot publiek gewonnen omdat het gratis, heel eenvoudig in gebruik en

Met Microsoft, Google en andere productiviteitsapps kan je dus ook een pak zaken doen. Voor elke uitdaging bestaat er een oplossing. Ook voor jouw digitale transformatie.

Wil je meer te weten komen over de digitalisering? Luisteren naar tips en tricks? Interessante voorbeelden en cases zien? Netwerken met andere ondernemers die de uitdaging willen aangaan?

Op donderdag 7 februari organiseren wij in Watt the Firms een open avond seminarie met praktische tips van en voor ondernemers. De inkom is € 50 en daarvoor krijg je een pak voordelen:

  • Een avondseminarie vol praktische en strategische tips voor en door ondernemers
  • Een gezellige netwerkopportuniteit waarop je kan kennismaken en ervaringen kan uitwisselen
  • Open bar en lekkere hapjes
  • Elke deelnemer heeft recht op een gratis miniscan om zijn bedrijf digitaal futureproof te maken
  • Onder de eerste 50 inschrijvers verloten we een Google Home
  • Iedere deelnemer krijgt de uitgebreide eBook ‘De digitale zelfstandige of KMO’

Zin om te komen? Schrijf je hier in en laat ook op Facebook weten dat je komt, dan maak je kans op de Google Home.

 

Artikel geschreven door Frederik De Wachter

 

Pin It on Pinterest

Delen?

Deel dit artikel met je vrienden via sociale media!