De kracht van succesvolle teammeetings

Naar aanleiding van mijn wekelijkse roadtrip omtrent coaching van ondernemers en KMO’s wil ik toch graag even blijven stilstaan bij één van de steeds wederkerende uitdagingen die voor 80% aan de basis liggen van interne conflicten, demotivatie en/of daling van de KPI’s.

Wat is het belang van succesvolle teammeetings?

Wat zijn de criteria van succesvolle teammeetings?

Via sterke interne teammeetings kan je jouw team inspireren, motiveren, connecteren en activeren. Toch zie ik bij veel bedrijven dat, ofwel hun teammeeting niet systematisch, ofwel hun teammeeting zelfs helemaal niet ingepland wordt. En als er al een meeting ingepland wordt, is dit droge koek waar niemand naar uitkijkt.

Een gemiste kans als je het mij vraagt, want via sterke meetings heb je de kans om je team en dus ook je bedrijf naar een hoger niveau te tillen en synergie te creëren! En in tegenstelling tot wat de meeste leidinggevenden denken, kost dit geen tijd, maar win je hier net tijd mee. Dit door alle ‘te bespreken zaken’ te centraliseren naar 1 moment, waardoor je intern de typische reflex van, mekaar dagelijks te storen voor alle kleine praktische vragen of ideeën, afleert.

Daarnaast geeft dit de kans om je team zelfstandiger te maken door wekelijkse zelfevaluatie in een vast systeem te zetten. 1 van de voorwaarden tot voorbereiding van een succesvolle meeting is dat elke collega, zichzelf en de werking die binnen zijn/haar verantwoordelijkheid valt, systematisch evalueert en voor elk werkpunt minstens 1 oplossing en/of nieuw initiatief bedenkt.

Nu een sterke meeting installeren waar je ganse team naar uitkijkt komt niet vanzelf. Hieronder alvast 6 tips voor een succesvolle meeting:

Music maestro: start je meeting met goede muziek. Dit zet direct een positieve stemming en is een ideale manier om je meeting gemotiveerd te starten.

Maak van het programma van jouw meeting een groepswerk ipv een ‘onemanshow’: stimuleer jouw collega’s om programmapunten aan te reiken voor elke meeting en spreek hiervoor een duidelijke deadline af. Op die manier creëer je ambassadorship binnen je meeting, aangezien het programma voor en door iedereen is opgesteld.

Voorbeeldfunctie: als jij als leidinggevende en meetingverantwoordelijke laat zien dat je moeite hebt gestoken in de voorbereiding van de meeting, laat je onderbewust zien dat je er zin in hebt en dat jij je mensen belangrijk vindt. Bijvoorbeeld: voorbereiding programma en dit ook klaarleggen op elke plaats, zorgen voor water en/of koffie aan tafel, een flipchart voorzien, een powerpoint voorbereiden, etc.
Dit werkt natuurlijk ook in de tegenovergestelde richting. Wat ik in de praktijk bijvoorbeeld systematisch zie gebeuren: zelf te laat komen als leidinggevende op je eigen meeting, de meeting werd niet voorbereid door tijdsgebrek, de zaal staat niet klaar, annuleren van de meeting omwille van ‘andere prioriteiten’, etc.
Wat je geeft krijg je altijd terug!

Timing: start en stop stipt op tijd. Meetings die systematisch te laat beginnen of oneindig uitlopen zorgen voor een cultuur die de ganse werking in het bedrijf infecteert. Dit werkt contraproductief en is demotiverend en leidt meestal tot een teammeeting die ophoudt met bestaan. Mss herkenbaar… ?

Inspireer: elke meeting kan gestart worden met een inspirerende noot. Wat is er nieuw in jouw bedrijf? Welke nieuwe ideëen, ambitie of vooruitzichten zijn er? Wat is er nieuw in de sector? Welke positieve resultaten kunnen in de verf gezet worden?
Hoe groot of hoe klein ze ook zijn, er is altijd wel iets dat je kan voorbereiden om met met positieve energie aan jouw meeting te beginnen, dit zal je meeting altijd productiever maken!

Maak een verslag: duid iemand aan om een verslag te maken. Op die manier kan achteraf doorgemaild worden wat besproken werd, samen met alle ‘to do’s’ en taakverdelingen. Anders gaat belangrijke info en gemaakte afspraken verloren. En volg deze zaken ook effectief op in jouw volgende meeting. Creëer een ‘walk your talk attitude’ in je bedrijf!
Mail het verslag max. 1 dag na de meeting door, zodat de info nog fris in het geheugen zit en motiveer je mail door je mensen nog eens te bedanken en/of een motiverend woord toe te voegen.

Heb je vragen of wil je graag meer weten over hoe je meer structuur kan brengen in de aansturing van jouw bedrijf en/of jouw team? Contacteer me vrijblijvend voor meer informatie via: christophe@businezzbooster.be.